Caranya:

  1. Klik Office Button
  2. Klik New
  3. Klik Blank and Recent
  4. Klik Blank Document pada jendela New Document
  5. Klik tombol Create
  6. Klik tab Mailings


  7. Pilih Start Mail Merge

    Ada beberapa pilihan yang disediakan oleh Microsoft Office Word 2007 antara lain:

    1. Letters, untuk penulisan surat
    2. E-mail Messages, untuk penulisan pesan lewat email
    3. Envelopes, untuk penulisan pada bagian amplop biasanya untuk penulisan nama orang beserta alamatnya
    4. Label, untuk pelabelan
    5. Directory, untuk mencari sumber data yang sudah ada

    Dalam teknik ini, penulis sertakan cara-cara selanjutnya dengan memilih bagian envelopes. Teknik yang digunakan dalam mail merge ini sebenarnya sama saja. Hanya saja untuk tidak mengulang-ulang teknik, maka penulis mencantumkan teknik mail merge bagian envelopes saja.

  8. Klik Envelopes, muncul kotak dialog Envelopes Options. Di dalam Envelopes Options tersebut anda bisa mengatur bentuk tulisan maupun ukuran amplopnya.
  9. Lalu Klik OK
  10. Dengan waktu singkat, ukuran kertas akan berubah menjadi ukuran bentuk amplop yang telah diatur sebelumnya.
  11. Klik Tombol Select Recipients
  12. Pilih Type New List
  13. Masukkan data orang yang ingin anda masukkan dalam kotak yang ada. Apabila ingin menambah data orang lagi, anda tinggal tekan tombol New Entry
  14. Lalu tekan OK
  15. Kemudian simpan data-data tersebut ke dalam kotak dialog Save Address List
  16. Tekan Save
  17. Ketik tulisan di bagian bawah amplop tersebut yang menerangkan data-data yang akan dimasukkan. Seperti “Kepada :”, “Kepada Yth:” dll. Lalu tekan enter setelah tulisan tersebut untuk menaruh data yang telah diketik sebelumnya.
  18. Lalu tekan tombol Select Recipients
  19. Pilih Use Existing List
  20. Pada kotak dialog Select Data Sources, klik file database tempat data tadi disimpan.
  21. Lalu tekan Open
  22. Setelah itu tekan tombol Address Block untuk memasukkan datanya ke dalam amplop tersebut
  23. Pastikan semua opsi di sebelah kiri kotak dialog Insert Address Block dalam keadaan terpilih dan anda bisa melihat tampilannya pada sisi sebelah kanan.
  24. Tekan OK untuk mengakhirinya dan akan muncul teks <<AddressBlock>>
  25. Tekan tombol Preview Results untuk melihat tulisan di balik <<AddressBlock>>
  26. Gunakan tombol navigasi untuk melihat data-data lainnya.
  27. Apabila ingin mencetak, klik tombol Finish & Merge – Print Documents
  28. Pilihlah opsi All pada kotak dialog Merge to Printer untuk mencetak secara keseluruhan

Lalu tekan OK untuk memulai proses pencetakan